C’est un poste à haute responsabilité. Un plan du parcours est affiché ainsi que la liste des bénévoles prévus.

C’est par là que tous les bénévoles viennent prendre connaissance de leur affectation, leur matériel, consignes, etc… Une bonne connaissance du déroulement général de la course est souhaitée.

Quelquefois la veille au soir et sinon le jour J, les participants peuvent venir retirer leur dossard.

Les bénévoles sont chargés de vérifier que les dossiers sont complets, et de remettre les dossards.

      • Pour les préinscrits : Quelques jours avant la course, une équipe prépare les dossards, attribut les n° aux différents coureurs préinscrits, vérifie les certificats médicaux ou licences, imprime les listes d’inscrits. Le jour J, il sera nécessaire de vérifier que le coureur est "en règle" avant de lui remettre son précieux sésame pour pouvoir courir.

      • Pour les inscriptions sur place : Même vérification que plus haut avec en plus les inscriptions et la caisse.

Une équipe s’active les jours précédents et le jour J, pour installer les éléments d’infrastructure éphémère aussi bien en ville, sur le parcours et sur l’espace Départ/Arrivée,

puis les désinstaller. C’est un travail assez physique. Plus il y aura de bras, plus il y aura de chocolat (ok je sors !)

      • Avant : mise en place des Barrières, Arche de départ/arrivée, panneaux indicateurs, banderolage publicitaire, fléchage parking, fléchage remise des dossards, signalétique parcours, montage des stands, tables ravitaillements, et encore bien d’autres…

      • Après : il faut tout démonter, ranger. Tout remette dans le même état qu’on l’a trouvé avant.

Les participants apprécient lorsqu’ils sont attendus à l’entrée d’un parking.

Ils sont assurés de trouver une place pour leur véhicule sans gêner la circulation. Le rôle du bénévole est de guider l’automobiliste de l’entrée du parking jusqu’à l’emplacement véhicule en optimisant les espaces pour stationner le plus de voitures possibles.

Nous utilisons le logiciel GmCap pour la gestion informatique des courses. Pour mener à bien cette mission, au moins 5 bénévoles sont nécessaires

      • Avant le départ : Chaque coureurs doit être saisi dans le fichier géré par GmCap. Le n° de dossard est appairé à son inscription. Une liste complète des participant est remise au speaker de la course pour l’animation

      • Au départ de la course : Le chrono GmCap est déclenché en même temps que le départ Il est temps maintenant que le logiciel change de casquette (GmCap Arrivée) pour se préparer à l’arrivée

      • Sur la ligne d’arrivée : A chaque franchissement de la ligne d’arrivée par un coureur, son chrono ainsi que son n° de dossard est enregistré. Un autre bénévole s’occupe de la liaison entre la ligne d’arrivée et la saisie dans GmCap, c’est la navette USB pour obtenir le classement final.

      • Après l’arrivée : La liste des résultats est éditée et affichée pour les coureurs.

Poste très important. Si une course comporte plusieurs boucles, il s’agira d’orienter les coureurs soit vers la 2ème boucle,

soit vers la ligne d’arrivée en fonction de l’avancement de chaque coureur

Pour les plus jeunes, une course ça peut être long. Il est important de canaliser l’enthousiasme, depuis le départ et sur les 300 premiers mètres.

Deux bénévoles ouvrent la course avec une corde barrant le parcours pour maitriser la vitesse de nos jeunes athlètes. Lorque la corde est levée, c'est le départ lancé.

Certains bénévoles pourront s’engager plus en profondeur dans l’événement afin de prendre en charge un poste à responsabilité : Ouverture de la course en VTT, Serre-file.

      • Les ouvreurs : le rôle des ouvreurs VTT est principalement axé sur la sécurité du parcours. Avant le départ, lorsque les coureurs sont encore dans le sas prêts à bondir, un premier VTT part en éclaireur et « ouvre » la route. Les signaleurs sur le parcours sont prévenus que le passage est imminent. En avant de la course (300 ou 400 mètres des premiers), un second VTT précède les coureurs afin que les signaleurs sécurisent les endroits où il y a cohabitation avec les voitures. Il a en charge également d’informer les passants (à pied, en voiture ou à vélo) du déroulement d’une compétition et de ne pas gêner le fonctionnement de l’événement. Il peut y avoir un troisième VTT avec les premiers coureurs pour orienter les participants si le balisage/fléchage est déficient ou insuffisant.

      • Le serre-file : son rôle est aussi très important car il a une double mission. Accompagner l’arrière-course et s’assurer que personne ne reste au bord du chemin. Il a aussi en charge la fermeture de la course ; à son passage, les signaleurs en place peuvent prendre les dispositions de retour à la normal, lever le dispositif et rendre la circulation aux usagers. Le serre-file peut effectuer sa mission en courant avec l’arrière-course ou en vélo.

Dans une compétition, le coureur a un objectif, la ligne d’arrivée.

Le coureur se concentre sur sa course, son effort, sa performance, son plaisir de courir, sans se poser de question à chaque virage.

Pour qu’il puisse courir en toute sécurité et ne pas se tromper de chemin, le signaleur est présent à certains endroits stratégiques du parcours. Le rôle du signaleur est d’abord, bien sûr, d’assurer la sécurité des coureurs en régulant par exemple la circulation des véhicules sur le parcours. Pour cela, il dispose d’une copie des arrêtés municipaux régulant la circulation. Mais son rôle est aussi de guider les coureurs et leur indiquer le cheminement en cas de bifurcation sur le parcours.

En termes d’ambiance, S’il manque un signaleur sur le parcours, c’est la grogne assurée sur la ligne d’arrivée, et, en termes de sécurité, c’est le risque de perdre des coureurs !

Le signaleur doit être présent et les équipements mis en place un quart d'heure au moins, une demi-heure au plus, avant le passage théorique de la course. Après le passage du serre-file, le signaleur en place peut prendre les dispositions de retour à la normal, lever le dispositif et rendre la circulation aux usagers.

Il peut y avoir quelques difficultés avec les autres usagers (automobiles, vélos,) sur le parcours. Il est toujours préférable de privilégier le dialogue avec les riverains qui souhaitent traverser le parcours pour rentrer chez eux avec leur véhicule. Un signaleur doit être calme, diplomate et patient pour pouvoir mener sereinement sa mission.

C’est le poste bénévole le plus apprécié par les coureurs. Les bénévoles installent le stand ravitaillement, mettent en place les denrées et s’affairent pour servir à boire et à manger.

Pendant et après la course, les coureurs se ravitaillent permettant de tenir leur effort et ne pas se déshydrater. Au ravitaillement sur le parcours les coureurs rechargent les batteries. Au ravitaillement de l’arrivée, c’est aussi l’occasion de se retrouver avec les proches ou entre coureurs pour débriefer sur l’épreuve. Pour les bénévoles, c'est également nettoyer la zone et trier les déchets pour le respect de l’environnement.

Vous êtes passionné(e) de photographie et souhaitez partager vos œuvres sur la course ? Nous avons besoin de photographes sur différents secteurs du parcours ainsi qu’au départ/arrivée.

Même si vous tenez un autre poste bénévole sur le parcours, faites-nous parvenir vos clichés. Ils seront partagés pour le plus grand bonheur des compétiteurs. Attention ! Les photos prennent beaucoup de place sur le serveur. Pour en afficher le plus possible sur le site internet après la course, la qualité de chaque prise de vue ne doit pas excéder 500ko.

Le choix des lots est effectué plusieurs mois en amont de la course. Un stand est organisé pour remettre un lot souvenir à chaque coureur.

A l’arrivée des coureurs, les dossards sont échangés ou marqués au feutre contre le lot récompense bien mérité.

Ça se passe sur le podium. Le Speaker annonce les résultats et un trophée est remis pour les premiers(ères) au scratch et par catégories.

Il vaut mieux rester après la course pour recevoir sa récompense. Les bonnes surprises sont parfois au rendez-vous.

Si vous vous rendez sur d’autres manifestations sportives dans notre région les semaines précédents notre course, vous pouvez distribuer des flyers aux coureurs sur la ligne d’arrivée.

La meilleure publicité que l’on peut avoir est lorsque nous allons chercher les participants directement sur leur lieu de plaisir et au meilleur moment.